如果使用得当，KPI可以提供有价值的洞察，了解项目与预期目标相比的进展情况。但并非每个指标都与每个项目相关。其诀窍是了解众多KPI中哪一个对企业的特定项目最重要——从用于衡量随时间推移的进度，到那些密切关注预算、绩效、可交付成果质量等的KPI。虽然企业的项目在开始时就使用KPI，但应在实际开始工作之前的规划阶段确定哪些KPI最适合其项目。
以下是一些重要的KPI，以及何时应使用它们来监控项目的运行状况：
- 预算差异：这个KPI衡量项目的实际预算是否与其预计预算存在差异，以及通过确定实际预算或收入与预期值之间的差异来衡量差异程度。
- 成本差异(CV)(计划预算与实际预算)：成本差异(CV)确定估计的项目成本是高于还是低于计划的基准，使企业能够查看何时超出批准的预算。
- 成本绩效指数(CPI)：将已经完成的预算工作成本与实际花费的成本进行比较，以衡量项目费用效率。
- 挣值(EV)：挣值(EV)又称为已完成工作量的预算成本。挣值(EV)记录为在特定日期完成的已经执行活动批准的项目预算，以确定与预算工作相比已经完成的计划工作量。
- 错误数量：这个KPI确定任务需要返工的时间和频率，或项目中需要重做任务的次数，这可能对项目预算和时间表产生重大影响。
- 完成的任务百分比：这衡量项目绩效，即根据截止日期完成的任务数量占项目总任务的百分比。
- 计划价值(PV)：计划价值(PV)根据特定报告日期估算剩余计划项目活动的总成本。
- 计划与实际小时数：这个KPI是指项目估计花费的时间与实际完成花费的小时数。这为是否低估资源分配提供了线索。
- 资源容量：这是指从事项目工作的人数占其可用时间的百分比。资源容量可以帮助项目经理有效地分配资源，以满足项目时间表。
- 资源利用率：资源利用率显示了项目资源在可计费工作上的使用效率、它们花费时间的地方以及频率。
- 投资回报率(ROI)：投资回报率(ROI)是项目管理中公认的KPI。它显示了一个项目是否盈利以及盈利多少。它衡量一个项目所花费的资金与其财务收益的比较。
- 进度差异(SV)：这个KPI识别项目是提前还是落后于计划进度以及程度。
企业在为其项目设置KPI之前，重要的是要记住，它们需要是现实的、及时的、针对项目及其目标的，并且在项目开始之前得到各方的同意。
