今天的首席信息官感觉自己就像是一个马戏团的表演者，需要同时处理多个项目，同时还要确保没有一个项目会失败。而这一流行病使得这一问题变得更加紧迫，在家工作的任务与加快数字化转型的需要有了冲突。然而，很快的，当世界开始从新冠肺炎的大流行中摆脱出来时，随着远程工作、安全、数字化转型 、自动化和其他紧迫的举措开始要求重新被关注和迅速完成时，这种斗争就将变得更加激烈。
因为压力会变得很大，所以重要的是现在就制定策略，计划如何在不牺牲时间、预算或质量的前提下管理多个重要项目。以下是能够帮助你不会手忙脚乱的七个小技巧。
1. 做一位项目领导，而不是经理
许多IT主管在管理多个项目时常犯的一个严重错误是，他们只将自己视为是项目经理，而不是领导者。“除了管理预算、进度、范围、质量和风险之外，你还需要领导团队成员，”国防公司Raytheon Intelligence and Space的网络保护服务项目经理Byron Love Sr.解释道。“认为自己能独自管理项目的项目经理会导致团队和组织的失败。”
成功的领导者会指导团队和单个项目的经理充当传感器，如果某个项目遇到了严重问题，他们就会立即发出警告信号。“他们会激励团队和经理以保持项目正常进行的方式来应用他们的专业知识，”Love说。“项目越复杂，项目数量越多，成功就需要有越多的项目管理领导经验和人才。”
2. 考虑大局
当面对多个IT项目时，清楚地了解当前的企业优先级是非常重要的。通过了解哪些计划是最迫切需要的，工作人员和其他资源就可以优先分配给高优先级的计划，而不太重要的项目则可以继续以较慢的速度前进。“组织对IT提出了许多要求，要求IT开展各种有趣且有影响力的项目，”匹兹堡市创新和绩效代理总监Heidi Norman表示。“每一个请求都会有一种紧迫感，而且很多时候，细节都不是很清晰，这就是问题开始萌芽的地方。”
Norman建议与企业管理层和其他关键利益相关者建立牢固的联系，满足他们的需求和期望，并确定计划的优先次序，使所有项目都能够保持在正轨上。“缺乏沟通和对变革管理的过分关注往往是最大的错误，也可能是最常见的错误，”她说。
零售及消费品咨询公司Parker Avery Group的高级经理David Birdsall认为，项目管理的成功80%都在于沟通。“你需要能够报告状态和关键要点，以便组织了解正在发生的事情，”他说。开放式沟通也有助于IT领导者了解哪些项目需要被立即关注，以及哪些项目可以在未来的某个时间点解决。
3. 指定一名项目经理
当多个高优先级项目威胁到可用资源时，这可能就是任命一个永久或临时项目经理的时候了。项目经理可以全职或兼职工作，直接向首席信息官报告，负责处理项目的状态报告和开发流程，以识别和管理风险，处理行动项目，并在出现悬而未决的问题时予以解决。在许多组织中，项目经理还只是在处理资源和预算管理任务。
项目经理需要通过识别当前企业所面临的任何关键约束或依赖关系来加快项目进度，你需要给单个项目经理更多的时间来专注于核心任务，Birdsall说。“此外，项目经理也可以向每个项目经理提供额外的监督或帮助，以确保任务能够按计划进行，”他补充说。
4. 相信你的团队
当一项计划开始落后于规划时，许多IT领导者会犯绕过项目经理并试图自己对计划进行微观管理的错误。
“他们觉得有必要参与项目的每一个决策，而不是信任他们的团队并委派责任，”SolarWinds的首席极客Chrystal Taylor说。SolarWinds是一家IT管理和网络监控软件提供商。“如果你不能信任团队在项目中能够有效地承担任务，那么你就还没有为这项工作组建合适的团队，”她警告说。
除非这些项目恰好是紧密结合或相关的，否则就不要将员工指派到一个以上的项目当中。团队成员需要能够专注于手头的任务，而不是被与另一个项目相关的问题分散注意力。让团队成员通过他们的经理来了解情况也很重要。“任务和项目优先级对他们来说不应该是未知或混乱的，”Taylor指出。“走出去，让人们在自己的技能范围内茁壮成长，只有在绝对必要的时候介入，指导或重新确定优先事项，才能为每个人带来成功。”
5. 利用自动化
未能使用自动化来加速项目开发的IT领导者从一开始就毫无必要地阻碍了他们的团队。“寻求提高效率，特别是通过重复性任务的自动化，可以节省大量的时间和金钱，”Taylor说。
自动化可以使复杂的过程更容易重复，更不容易出错，IT咨询和技术提供商AIM咨询公司的工程副总裁Kyle Mizell说。“自动化已经取得了许多进步，减少了人为干预，”他指出。“这些进步将有助于简化和减少项目发布中的‘活动部件’数量。”
例如，机器人流程自动化(RPA)技术可以使用机器学习(ML)和人工智能(AI)来快速自动地执行许多不同类型的通常来说非常耗时的重复任务，特别是在数据提取和数据迁移的过程中。
6. 避免重复
许多IT领导者养成了单独检查每个项目的习惯，因此未能主动检查计划之间的依赖性或共享交互。相反的，领导者应该与每个团队领导商议，看看是否有办法在正在进行的项目之间共享资源，从而加快开发和部署进度。
“处理多个IT项目的最好方法是从几个不同的角度来分析它们，”软件培训公司DevelopIntelligence的IT项目管理讲师Ruth Anne Guerrero说。“每一个角度都会检查一组不同的项目特征，并揭示出可能的跨多个项目协同工作的机会。”
通过多个视角来观察项目，还可以尽早发现冗余或冲突的需求，同时确保资源的有效利用并最大限度地减少最终用户的困惑。“用不同的视角，把多个项目放在一起看，可能能够发现捆绑软件变更和简化所有相关项目工作的机会，这对项目资源和他们的利益相关者来说都是有利的，”Guerrero说。
7. 瞄准目标
虽然许多IT领导者对他们的多任务处理能力感到自豪，但试图同时做太多事情会削弱判断力，从而导致严重的错误，从长远来看，实际上也会延长项目的开发时间。“当你分心或组织混乱时，试图兼顾多个IT项目不仅会影响更广泛的团队，还可能会使组织在分配项目资源时更加混乱，”API管理和集成软件平台提供商Axway的首席创新和技术官Vince Padua解释说。
为了实现秩序、结构和稳定性，聪明的IT领导者会抛开杂念，坚持为每个项目都制定一个详细、一致的计划。任务管理工具，如Trello和SmartSheet，也允许陷入困境的领导者观察团队进度，并将任务分配给特定的个人，同时跟踪每个项目的每个步骤。
在监督多个项目时，Padua建议从设定目标开始。“知道什么是组织的优先事项，然后严格地将你的时间、团队的努力和资源与总体目标保持一致，”他建议。“这将带你度过那些需要平衡多个项目并且似乎特别令人生畏的混乱的时期。”
